Rencontres

Mode d’emploi

Les rencontres avec nos jeunes lecteurs sont des moments d’exception. Pour les lecteurs, ils permettent de mieux connaître l’auteur, son univers, ses méthodes de travail… Et pour l’auteur de découvrir son lectorat, d’échanger avec lui, de ressentir leurs émotions, leurs attentes…

Ces rencontres devraient donc être, pour les uns et pour les autres, de précieuses parenthèses de convivialité, de chaleur et d’enrichissements mutuels.

Mais pour qu’il en soit ainsi, il faut également que chacun y mette du sien, que les rencontres soient minutieusement réfléchies et préparées, que les conditions d’accueil de l’auteur soient optimales et que les “invitants” gardent à l’esprit que ces rencontres étant rémunérées, il leur faut s’assurer que côté financement, leur gestionnaire ne cherchera pas, une fois la rencontre effectuée, à mettre de vilain bâtons dans les roues du règlement.

C’est afin d’optimiser la qualité des rencontres, et qu’enfants, adultes et moi-même puissent en tirer le meilleur, que je me permets ici d’en rappeler les conditions, de manière à ce que chacun des maillons de la chaîne en soit parfaitement informé ou trouve les réponses aux questions qu’il viendrait à se poser.

Vous trouverez donc ici plusieurs rubriques concernant chacun des points essentiels à l’organisation et le bon déroulement de ces rencontres.

Et un très précieux tuto :

 

 

 

Dessin de Delphine Perret

N’hésitez pas à consulter le site de la Charte des auteurs où vous trouverez également une tonne d’informations plus utiles les unes que les autres.

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Transports, hébergement

Les billets de train et l’hébergement sont à votre charge. C’est à vous qu’il incombe de faire les réservations d’hôtel et de régler la note.

Vu le nombre important de mes déplacements et afin  de voyager dans les meilleurs conditions et de pouvoir travailler au calme ainsi que recharger mon téléphone portable et mon ordinateur,  je possède un abonnement SNCF que j’achète sur mes propres deniers et qui me permet de voyager en 1ère classe quasiment au prix de la 2nde, sans surcoût de votre part. De ce fait, contrairement à de nombreux autres auteurs, je préfère réserver et acheter moi-même mes billets, à la condition, bien sûr, que ceux-ci me soient remboursés dans les plus brefs délais. 

Lorsque le trajet pour venir jusqu’à vous est supérieur à deux heures, merci de prévoir une arrivée la veille. Et pas question, dans ce cas-là, de ne prévoir qu’une 1/2 journée de rencontres. Je n’accepte des rencontres dites 1/2 journée qu’en région Ile de France, soit à maximum une heure de déplacement de chez moi ; ou encore dans la mesure ou je suis déjà sur place, par exemple, un mercredi matin, en prolongements des rencontres du mardi.

Je me déplace beaucoup et cela nécessite donc que ces déplacements, souvent éreintants, se passent dans les meilleurs conditions et offrent un minimum de confort. Je ne fais pas ma diva (ce que l’on m’a déjà reproché), j’essaie juste de me préserver un tant soi peu afin que cet aspect de mon métier perdure le plus longtemps possible.

L’hébergement, doit être décent (minimum 2 étoiles) et situé en centre ville (si centre il y a, bien sûr!). Épargnez-moi, de grâce, les zones industrielles où l’on me jette à 16 heures sans possibilité de déplacements. C’est tellement agréable d’être hébergée dans un endroit où l’on peut se promener sans dépendre de qui que ce soit pour nous véhiculer.

Evitez les hôtels sans ascenseur où il me faut hisser seule ma valise de mes seuls petits bras musclés jusqu’au 2ème ou 3ème étage.

Organisateurs, j’adore passer du temps avec vous, mais ne vous forcez pas à passer toutes vos soirées avec moi, surtout si je suis logée dans un endroit sympa où je peux me promener seule (j’adore ça!).

Vous êtes nombreux à me proposer très généreusement de m’héberger chez vous. Je sais que cela part toujours d’une excellente et louable intention, mais après une journée de rencontres j’ai vraiment besoin de créer une rupture, de me retrouver seule et libre de mon temps et de mes mouvements. Je n’accepte cette condition que de manière exceptionnelle, et seulement s’il n’y a pas d’autre moyen d’hébergement que chez l’habitant. mais, dans ce cas, j’apprécie de bénéficier d’une salle de bain et de toilettes privatives.

Les rencontres (À l’attention des enseignants, documentalistes, bibliothécaires…)   

J’aime rencontrer mes lecteurs écoliers, collégiens, lycéens, que ce soit en France ou à l’étranger. Mais pour qu’une rencontre soit intéressante, il faut impérativement que les élèves aient lu au moins un de mes livres; mais plus ils en auront lu et plus la rencontre sera riche.

Il faut également que cette rencontre soit soigneusement préparée en amont. Rien de pire pour un auteur de se retrouver devant une classe d’enfants muets !  Les enfants doivent avoir réfléchi aux questions qu’ils ont envie de poser à l’auteur.

Le pire des cas de figure pour moi est de me retrouver à devoir puiser, moi-même, des questions réunies dans un  chapeau !!! Pourquoi ? Parce que cela rend les enfants passifs et puis je ne sais pas à qui m’adresser, qui regarder, quand je réponds à la question.

Évitez également la liste de questions que l’on se passe d’élève en élève. Cela a pour effet que l’enfant qui vous lit sa question, se fiche éperdument de la réponse !

Pour qu’une rencontre soit agréable, l’idéal est de ne rencontrer qu’une seule classe à la fois à raison de trois rencontres par jour d’environ une heure. Toutefois, quand le nombre de classes est trop important, on peut éventuellement en regrouper deux.

La rencontre peut aussi s’organiser via Skype par vidéo ou par clavardage. Cela s’appelle une e-rencontre. Contactez-moi pour que je vous en explique le principe si vous l’ignorez, mais de façon basique il vaut mieux un grand écran et un bon micro ! Et il est nécessaire de faire un test quelques jours avant pour vérifier que tout fonctionne (en cas de problèmes techniques la rencontre ne sera bien sûr pas facturée). La rencontre dure moins longtemps qu’une rencontre ordinaire : deux ou trois rencontres de 45 minutes dans une demi-journée, mais pas plus de quatre par jour.

Enfin, si l’essentiel des rencontres se font sous la forme de questions/réponses, on peut aussi envisager de lancer un débat sur une thématique particulière d’un de mes livres. Nombreux sont ceux qui s’y prêtent et je suis ouverte à toute proposition.

Je réponds, bien évidemment, à toutes les questions. Toutefois, il est bien plus intéressant pour moi de répondre à des questions portant sur mes textes, ma façon d’écrire, plutôt qu’à celles dont les réponses pullulent sur Internet. Exemple : depuis combien de temps écrivez-vous ? Ou êtes vous née ? Quel âge avez-vous !

Il arrive souvent que des élèves aient préparé avec leur enseignant une “animation’” autour des livres lus. Même si l’intention est souvent très intéressante et réussie, ne perdez pas de vue que là n’est pas le but essentiel de la rencontre. L’auteur invité l’est pour parler de son propre travail, d’échanger avec les élèves autour de l’écriture et des thèmes qui lui sont chers.

Quant aux œuvres d’art souvent très volumineuses, sachez qu’après mon départ de chez vous, il me faut rentrer chez moi en train, en Rer et en bus, que je suis fatiguée, que ma valise est lourde et que j’aurai plus tendance à vous maudire de l’excédent de poids et d’encombrement. Pareil pour les bouquets de fleur qui supporte très mal le voyage et qui incommodent souvent les autres voyageurs.

Voici un autre tuto :

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Aspect financier

(A l’attention des gestionnaires ou comptables des établissements ou des mairies : Comment rémunérer un auteur ?)

Le tarif est celui de La Charte des auteurs jeunesse : cliquer ici pour les consulter.

Les conditions sont aussi celles de La Charte (trajets, hébergement et repas sont à la charge de l’organisateur).

Dans le cas de lectures publiques/rencontres, les auteurs et autrices fournissent une facture avec SIRET + une dispense de précompte aux diffuseurs, et sont payé·es en brut (+10% de TVA le cas échéant).

Pour que tout se passe bien, après avoir discuté ensemble des conditions, merci d’adresser à l’auteur ou l’autrice une convention au moins un mois avant la rencontre.

Voici un autre super tutoriel  avec quelques infos complémentaires.

 

 

 

FAQ à l’intention des gestionnaires ou agents comptable de collèges, lycées, collectivités

Gestionnaire ou agent comptable : Nous, le service public, on ne peut pas payer une personne physique.

A partir du moment où l’auteur ou l’autrice présente un numéro de Siret, il ou elle est considérée comme une entreprise. D’ailleurs depuis janvier 2020, à ce titre les auteurs et autrices sont tenus de passer par le portail Chorus Pro pour facturer un établissement public.

Nous, le service public, on ne peut pas verser la contribution diffuseur.

C’est une question qui n’a pas à être discutée avec l’auteur/l’autrice, car cela ne le/la regarde pas. Il ou elle n’a même pas de devoir d’information à ce sujet.

Pour les diffuseurs qui sont un peu perdus, je donne ici, exceptionnellement, l’information que tout gestionnaire devrait pouvoir obtenir de l’URSSAF :

Un diffuseur qui fait intervenir l’auteur/l’autrice a le devoir légal de verser la part contributive de 1,1%, via le site de l’URSSAF. Si l’établissement refuse de s’inscrire à l’URSSAF et de verser cette part contributive, il se place dans l’illégalité (mais l’auteur/l’autrice ne le sera pas). C’est exactement comme si un employeur refusait de payer la part patronale sur le revenu de ses salarié·es…

(DEPUIS JANVIER 2019, l’AGESSA est en effet remplacée par l’URSSAF. C’est désormais à l’URSSAF que les diffuseurs vont devoir régler le 1,1% diffuseur.

Voici la lettre info qui vous informera le mieux, vous les diffuseurs.  Pour le côté officiel et légal, c’est par ici, avec la circulaire de 2011.)

Bien entendu, le diffuseur ne peut en aucun cas demander à l’auteur ou l’autrice de verser cette contribution diffuseur à sa place : outre que ce n’est pas le rôle de l’auteur·ice, il ou elle n’a ni le droit ni les moyens de le faire.

Le diffuseur ne peut pas annuler une rencontre sous prétexte qu’il ne veut/peut pas payer cette contribution diffuseur. Le non-paiement de la contribution diffuseur n’empêche nullement l’auteur/l’autrice d’être payée en brut. L’auteur/l’autrice n’est pas hors la loi si cette contribution diffuseur n’est pas payée. Le diffuseur prend ses propres responsabilités vis-à-vis de la loi, et ne peut/doit en aucun cas pénaliser l’auteur/l’autrice dans le cas contraire.

Alors, pour payer cette contribution diffuseur, je fais comment pour inscrire l’établissement à l’URSSAF ?

Je donne la démarche ici exceptionnellement pour aider les gestionnaires en quête d’informations. Je rappelle que le devoir d’information à ce sujet n’incombe qu’à l’URSSAF, pas aux auteurs/autrices.

URSSAF mode d’emploi et toute la démarche ici.

Vous devez ouvrir l’espace diffuseur de votre structure sur ce site :

https://www.artistes-auteurs.urssaf.fr/accueil

Puis suivre ce guide pas à pas.

  • Toutes les déclarations et paiements devront se faire en ligne : cela sera possible sur le site de l’URSSAF à partir du 28 mars 2019. La rémunération de l’auteur ou l’autrice reste à effectuer au plus tôt après réception de sa facture. Vous devrez payer la cotisation diffuseur correspondant au 1,1% de la rémunération brute. Pour tout renseignement, vous pouvez joindre L’URSSAF du Limousin.
  • par email : artiste-auteur.limousin@urssaf.fr
  • par téléphone : 0806 804 208

RÉSUMÉ

Le diffuseur doit verser à l’auteur ou l’autrice le montant brut de ses droits d’auteur sur présentation d’une facture avec SIRET + la TVA de 10% si l’auteur ou l’autrice y est assujettie.

C’est tout 😊.

Pour que tout soit bien clair sachez que dans le reste de cet article l’établissement qui fait intervenir un auteur sera appelé diffuseur (puisque c’est ce qu’il est, il n’est pas un employeur, mais il participe alors à la diffusion des œuvres de l’auteur).

Toutefois, avant toute invitation, et parce que certaines instances financières sont encore réticentes quant à l’application pure et simple des directives en usage, je vous demanderai de bien vouloir vérifier que celles-ci acceptent de régler ma facture de droits d’auteur et, dans l’affirmative de me le garantir par écrit. Je préfère ne pas venir plutôt que d’avoir à batailler et m’épuiser en mails de relances et autres échanges désagréables.

Désolée d’avoir à appuyer sur cet aspect matériel et bassement prosaïque des choses, mais l’accumulation de déboires fait que je préfère désormais que tout cela soit dit en amont afin que l’essentiel, c’est à dire les rencontres avec les enfants, ne soient pas parasitées par une kyrielle de désagréments.

S’inscrire en tant que diffuseur à l’URSSAF ne prend qu’une minute, montre en main. Il n’y a pas de coûts cachés ni de minimum de cotisation.

Les établissements où les gestionnaires ne procèdent pas à l’inscription à l’URSSAF se placent dans l’illégalité, alors que moi je ne le suis pas, car je signalerai à l’URSSAF en fin d’année que j’ai exceptionnellement, malgré l’information donnée, été payée en brut, suite à quoi je verserai moi-même les cotisations sociales. L’URSSAF pourra alors demander à l’établissement la part contributive non versée.

À l’attention, plus spécifique, des documentalistes : 

Chers professeurs documentalistes, si votre CDI propose à l’emprunt plus de 50% de son fonds, pensez à déclarer ou à vérifier que le gestionnaire de votre établissement déclare bien à la SOFIA les achats de livres pour le CDI : ces livres génèrent un droit de prêt, pour l’auteur et l’éditeur, de plus ou moins 1 € chacun suivant les années (voir calcul plus bas)… mais cela seulement si l’achat est déclaré à la Sofia ! Et il semblerait que ce ne soit pas toujours le cas, hélas, tout simplement par manque d’information. Pourtant, il s’agit d’une obligation légale.
Le/la prof-doc doit remplir ou faire remplir (si c’est l’intendance qui s’en occupe) la déclaration à la SOFIA, et c’est très rapide.
Cela ne coûte rien à l’établissement, mais si ce n’est pas effectué, la SOFIA n’est alors pas en mesure de recouper les informations avec les libraires qui doivent verser 6% à la SOFIA de la vente de ces livres aux CDI (en plus des 9% de réduction maximale faite pour les CDI). Il faut que le libraire et l’établissement déclarent tous deux ces ouvrages à la SOFIA sans quoi le droit de prêt ne peut pas être versé.
Merci pour votre attention, chers profs docs, et merci aussi, auteurs, profs, etc, de relayer cette information très méconnue, en espérant qu’elle soit appliquée plus souvent qu’on ne croie !
Plus d’infos ici, sur le site de la SOFIA.

Une fois cela clairement exprimé, du moins, je l’espère, je viendrai à votre rencontre avec le plus grand plaisir.

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PS : Un grand merci à Florence Hinckel qui m’a autorisée à pomper sur elle toutes ces informations.